Als voorkeursleverancier/mantelpartij voor COA zijn we op zoek naar een Coördinerend Projectleider Records- en Datamanagement
Startdatum: 26-01-2026
Einddatum: 25-07-2026
Aantal uur: 32- 36 uur per week
Locatie: Den Haag/Hybride (2 dagen per week op kantoor)
ZZP-status: Nee, geen optie (kandidaat moet in loondienst zijn, of gaan
Uiterlijke indieningsdatum van uw profiel en motivatie: dinsdag 13-01 17:00

Opdracht omschrijving:
In deze functie ben je verantwoordelijk voor de coördinatie van de implementatie van het informatiebeheerbeleid binnen COA, met bijzondere aandacht voor communicatie en samenwerking tussen afdelingen. Je werkt nauw samen met de Beleidsadviseur Recordsmanagement en medewerkers Informatiebeheer en speelt een centrale rol in het vertalen van beleidsdoelen naar praktische uitvoering.
Je coördineert projecten zoals het wegwerken van archiefachterstanden, het verbeteren van documentbeheer, en de implementatie van het DUTO-beleid en de Archiefwet. Je zorgt ervoor dat de communicatie rondom deze veranderingen helder is en zorgt voor de benodigde afstemming tussen verschillende teams en afdelingen.
Je bent de schakel tussen operationele teams en beleidsmakers, en coördineert de communicatie en uitvoering van de volgende werkzaamheden:

• Coördinatie van beleidsimplementatie: Je begeleidt de implementatie van belangrijke trajecten zoals het vervangingsbesluit, het verbeteren van documentbeheer, en de implementatie van het DUTO-beleid.
• Begeleiding en communicatie: Je zorgt voor heldere communicatie over veranderingen in het informatiebeheer en ondersteunt het team in het implementeren van nieuwe processen.
• Wegwerken van archiefachterstanden: Je coördineert en bewaakt de voortgang van dit traject en zorgt voor de communicatie van resultaten naar de betrokken teams.
• Overdragen van archief naar het Nationaal Archief: Je coördineert het proces van overbrenging en zorgt voor de noodzakelijke communicatie en afstemming.

Standaardiseren van processen: Je zorgt voor de implementatie van gestandaardiseerde vernietigings- en overbrengingsprocessen en draagt bij aan het opstellen van het informatiebeheerplan.

Achtergrond opdracht:
Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) speelt een cruciale rol in de opvang en begeleiding van asielzoekers in Nederland. Als Zelfstandig Bestuursorgaan (ZBO) valt het COA onder de politieke verantwoordelijkheid van de minister van Asiel en Migratie. Het COA werkt nauw samen met andere organisaties binnen de vreemdelingenketen, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), de Vreemdelingenpolitie en de Koninklijke Marechaussee.

Binnen deze dynamische en maatschappelijk relevante organisatie zijn wij op zoek naar een gedetacheerde coördinerend projectleider die zich niet alleen richt op het opstellen van beleid, maar ook de communicatieve coördinatie en implementatie ervan verzorgt.

Eisen:

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur op het gebied van recordsmanagement, informatiebeheer of vergelijkbare disciplines.
• Aantoonbare ervaring met projectmanagement, procesverbetering en het coördineren van communicatieve processen binnen informatiebeheer.
• Kennis van de Archiefwet en aanverwante regelgeving voor informatiebeheer.
• Ervaring met Document Management Systemen (DMS) en Records Management Applicaties (RMA).

Wensen

• Ervaring bij een (semi)overheidsorganisatie.
• Kennis van secundaire bedrijfsprocessen zoals Financiën, HRM, IT en Inkoop.
• Ervaring met het werken in een dynamische organisatie en het begeleiden van veranderingen binnen een complexe context.

Competenties

• Flexibiliteit en het vermogen om een balans te vinden tussen het naleven van regels en het inspelen op de praktische realiteit van de organisatie.
• Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, met het vermogen om effectief te communiceren op verschillende niveaus binnen de organisatie.
• Zelfstandigheid en een proactieve werkhouding; in staat om direct de benodigde werkzaamheden op te pakken en te coördineren.

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te zijn
Cv (max. 5 A4, in het Nederlands, in Word-formaat) waarin de eisen en -- waar mogelijk -- de wensen aantoonbaar in de werkervaring terug te lezen zijn, zodat zichtbaar is dat de kandidaat aan het gevraagde voldoet.
Begeleidende (persoonlijke) motivatie (in ik-vorm) gericht op deze aanvraag.
Beschikbaarheid (wanneer, hoeveel uur per week en eventuele vakantieplannen).
Uurtarief (inclusief reis- en verblijfskosten, exclusief BTW).
Aanbieden op deze aanvraag betekent dat wij ervan uitgaan dat de kandidaat zich beschikbaar houdt voor een eventuele (online) intake.

N.B.
De aanbesteding van deze mantel is (mede) gegund aan de combinatie DiVetro, Bartosz en LINKIT.
Er is geen sprake van doorleen of tariefstapeling, aangezien wij als één aanbieder optreden richting de klant.
DiVetro heeft het exclusieve recht om aanvragen te vervullen op het gebied van analyse, sourcing, management/regie en functies die daaraan verbonden zijn, zoals security en architectuur.
Voor deze aanvragen zijn wij altijd op zoek naar specialisten op dit vakgebied.

 

Met vriendelijke groet,

Sander van Gaal
Resource consultant

DiVetro B.V.
De Reehorst
Hoofdstraat 20A
3972 LA  Driebergen-Rijsenburg
 
M            : +31(0) 6 57 84 23 43
E             : sander.van.gaal@divetro.nl    
W            : www.divetro.nl/opdrachten/