Als voorkeursleverancier/mantelpartij voor Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn we op zoek naar een Recordsmanager.

Startdatum: maandag 26 januari 2026
Einddatum: dinsdag 30 juni 2026 (6 maanden met optie op verlenging 7 x 6 maanden)
Aantal uur: 36
Locatie: Den Haag / hybride
ZZP: geen optie (kandidaat moet in loondienst zijn, of gaan (daarin kan ik faciliteren met een partner van ons); een andere constructie is niet mogelijk
Uiterlijke indieningsdatum van uw profiel en motivatie: vrijdag 09 januari 2026 vóór 15uur
 

Opdrachtbeschrijving

De Recordsmanager verzorgt binnen de geldende kaders het digitale recordsmanagement van het ministerie. Hiertoe voert hij/zij de volgende taken uit:

Houdt toezicht op het recordsmanagement en op de overdracht en vernietiging van (digitale) archieven:

• borgt de consistente toepassing van de archiefordeningsstructuur van het ministerie in de recordsmanagementsystemen van de organisatie. Hieronder valt het aanmaken en afsluiten van dossiers, het adviseren van de organisatie bij het inrichten van samenwerkruimtes.
• selecteert dossiers binnen de archiefordeningstructuur op basis van de geldende selectielijst en vastgestelde hotspotanalyses
• maakt digitale archieven gereed voor overbrenging naar het Nationaal Archief conform de hiervoor geldende eisen
• bereidt de overbrenging van papieren en digitale archieven voor door middel van het opstellen van Besluiten Beperking Openbaarheid en Verklaringen van Overbrenging.
• draagt zorg voor het (doen) vernietigen van digitale en papieren archiefbescheiden conform geldende wet- en regelgeving en interne procedures
• voert controles uit op de kwaliteit van de Informatiehuishouding en rapporteert over de uitkomsten aan het management
• beheert de leeszaal voor het inzien van papieren archief door medewerkers en externe onderzoekers
• levert in voorkomende gevallen ondersteuning aan Woo-verzoeken door middel van het verzamelen van relevante informatie uit de recordsmanagementsystemen
• het verrichten van overige voorkomende werkzaamheden in het recordsmanagement;

 

Ondersteunt en adviseert het management met betrekking tot recordsmanagement:

• acteert als eerste aanspreekpunt voor vragen omtrent recordsmanagement
• adviseert de organisatie en maakt afspraken over de inrichting van het archief
• adviseert het management van IM over te nemen besluiten als beslisdocumenten, openbaarheidsbeperkende maatregelen en verklaringen van vernietiging of overdracht en de uitvoering van bijbehorende processen

 

Achtergrond opdracht

De Recordsmanager organiseert en verzorgt alle formele aspecten van het recordsmanagement van het ministerie en is hierin de schakel tussen het ministerie en ketenpartners als de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), het Nationaal Archief en andere zorgdragers. In het recordsmanagement ligt de focus op geautomatiseerde, digitale archivering vanuit diverse (proces)systemen en applicaties, inclusief de voorbereiding van overbrenging en vernietiging van digitale en papieren archieven. Het beheer van de bestaande papieren archieven is uitbesteed aan de Rijksbrede Shared Service Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH). Voor de papieren archieven is de Recordsmanager het eerste aanspreekpunt voor het beschikbaarstellen van papieren archieven aan medewerkers en externe onderzoekers in de leeszaal van het ministerie.
 

Plaats in de organisatie

Cluster Informatiemanagement (IM) van de Directie Informatievoorziening & Digitale Innovatie (IDI). Wordt hiërarchisch aangestuurd door het Plaatsvervangend clusterhoofd IM.

Speelruimte

• Relevante wet- en regelgeving en de binnen BZ vastgestelde procedures vormen het kader voor de werkzaamheden.
• De Recordsmanager wordt beoordeeld op de kwaliteit van het recordsmanagement en de geleverde operationele adviezen.
• De uitvoering van de processen en opstellen van de producten worden aan het eigen inzicht van de Recordsmanager overgelaten.

 

Organisatorische context en cultuur

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.

Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid, kennis en competenties.
 

Eisen

• HBO-opleiding in informatiemanagement of vergelijkbaar

 

Wensen

Competenties

• Klantgerichtheid
• Analyseren
• Samenwerken
• Omgevingsbewustzijn
• Kwaliteitsgerichtheid
• Plannen en organiseren
• Voortgangscontrole
• Zelfontwikkeling
• Integriteit

 

Aanvullende kennis en ervaring

• Kennis van relevante wet- en regelgeving en in de organisatie geldende procedures rond informatie- en recordsmanagement en de vaardigheid in het toepassen daarvan.
• Inzicht in (organisatorische) samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen.
• Vaardigheid in het opstellen van (deel)producten ten behoeve van het recordsmanagement.
• Vaardigheid in het geven van (operationeel) advies.
• Kennis van de ordenings- en ontsluitingsmethoden en –technieken, zoals selectielijsten en classificatieschema's.
• Vaardigheid in het interpreteren van gegevens, leggen van verbanden, geven van advies en het opstellen van geaggregeerde overzichten en informatie.
• Kennis van digitale informatie- en archiveringssystemen.

 

Overige functiewensen

• In- en externe contacten m.b.t. de archiefketen van het ministerie ten einde inhoudelijk af te stemmen en te adviseren aan ketenpartners, andere zorgdragers en het eigen management.
• Contacten met ketenpartners om vernietiging, overdracht of vervreemding van archiefbescheiden voor te bereiden, de bijbehorende verklaringen op te stellen of te verifiëren, formele besluitvorming te borgen en een juiste uitvoering van het besluit te borgen.
• Contacten met medewerkers en lijnmanagement van de BZ-organisatie om informatie uit te wisselen over werkprocessen en de onderlinge samenhang tussen de werkprocessen te borgen.
• Contacten met derden om archiefbescheiden ter inzage beschikbaar te stellen ten behoeve van onderzoek of de afhandeling van WOO-verzoeken.
• Contacten met Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding en het Nationaal Archief teneinde af te stemmen over beslisdocumenten voor archiefbewerking, openbaarheidsbeperkende maatregelen bij overdracht van archieven, de verklaringen van vernietiging of overdracht en de uitvoering van activiteiten op basis van deze producten.

 

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te zijn

Cv (5 a4 en in het Nederlands)) Word-formaat waarin de eisen en waar mogelijk de wensen aantoonbaar in jouw werkervaring terug te lezen zijn, zodat je kunt laten zien dat je aan het gevraagde voldoet.

Begeleidende (persoonlijke) motivatie (ik- vorm) op deze aanvraag gericht.

Beschikbaarheid (wanneer, hoeveel uur per week en eventuele vakantieplannen).

Uurtarief (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).
 

N.B.

Aanbiedingen op basis van exclusiviteit en beschikbaarheid voor een eventueel (online) intakegesprek (in overleg).

Na ontvangst van de aanbieding ontvangt u z.s.m. een reactie, via de mail, telefoon.

De aanbesteding van deze Mantel is (mede) gegund aan de combinatie DiVetro, Bartosz en LINKIT. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar de klant toe één aanbieder zijn. DiVetro heeft het exclusieve recht om aanvragen te vervullen op het gebied van analyse, sourcing, agile/scrum, regievoering, waaronder management, security en architectuur. Voor deze aanvragen zijn wij altijd op zoek naar specialisten op dit vakgebied.

Vragen over deze aanvraag en/of onze dienstverlening? Neem dan gerust contact met mij op. Direct aanbieden op deze aanvraag? Dat mag ook. Dan neem ik na ontvangst graag contact op.

Voor andere aanvragen zie: https://divetro.catsone.nl/careers/5320-General.

Met vriendelijke groeten,

Tomas Senne
T: +31(0) 88 000 5400
M: +31(0) 6 53259257 
E: tomas.senne@divetro.nl 
Website: www.divetro.nl
Voor opdrachten bij interessante klanten: Klik hier!
Voor praktijkgericht leren; trainingen & workshops: Klik hier!