Als voorkeursleverancier/mantelpartij voor Ministerie van Buitenlandse Zaken zijn we op zoek naar een Adviseur Archiefbeheer (junior).

Startdatum: +/- 26 januari 2026
Einddatum: 30 juni 2026 (6 maanden met optie op verlenging 6 x 7 maanden)
Aantal uur: 36
Locatie: Den Haag / hybride
ZZP?: geen optie (kandidaat moet in loondienst zijn, of gaan (daarin kan ik faciliteren met een partner van ons); een andere constructie is niet mogelijk
Uiterlijke indieningsdatum van uw profiel en motivatie: vrijdag 9 januari 2026, voor 12uur
 

Opdrachtbeschrijving

De Adviseur archiefbeheer adviseert over de inrichting van het archiefbeheer van het ministerie en het identificeren en oplossen van vraagstukken in de archivering. Hiertoe voert hij/zij de volgende taken uit:

Advisering:

• identificeert proactief knelpunten in het BZ-brede archiefbeheer en adviseert het lijnmanagement en CIO over het oplossen van deze knelpunten. Stelt hiertoe adviesrapporten op en begeleidt besluitvorming ten aanzien van het advies
• adviseert het lijnmanagement van directies en posten over vraagstukken van het archiefbeheer of het oplossen van knelpunten daarbinnen. Hieronder valt ook de advisering over de archiefondersteuning in geval van bijzondere gebeurtenissen, zoals een EU-voorzitterschap of crisissen. Hiertoe stelt de adviseur adviesrapporten op en begeleidt besluitvorming ten aanzien van het advies
• adviseert het lijnmanagement en CIO over de impact van rijksbrede veranderingen in het archiefbeleid en acteert als vertegenwoordiger van BZ in interdepartementale bijeenkomsten over veranderingen in het archiefbeleid. De adviseur weet hierin de belangen van BZ goed te behartigen en helder uit te dragen
• adviseert het lijnmanagement en dienstonderdelen over de wijze van archivering van informatie in processystemen. Dit omvat ook advies over benodigde maatregelen om de beschikbaarheid van informatie gedurende de minimale bewaartermijn te borgen
• adviseert proactief over mogelijkheden de archivering van het ministerie te moderniseren door inzet van digitale middelen of de integratie van informatiesystemen om de belasting voor beleids- en stafmedewerkers en beheerlast voor de eigen afdeling te minimaliseren

 

Archiefbeheer:

• stelt selectielijsten op voor de selectie van digitale archieven die onder de verantwoordelijkheid van de minister vallen en adviseert over belangentegenstellingen of knelpunten die hierbij kunnen ontstaan
• bereidt formele afstemming en besluitvorming voor over de selectielijst met proceseigenaren in de organisatie, het Nationaal Archief en het Strategisch Informatieoverleg tussen de CIO en de Algemeen Rijksarchivaris
• stelt op basis van eigen inzicht een longlist op van gebeurtenissen binnen de BZ beleidsterreinen met bijzondere impact in de samenleving en voert op basis hiervan periodiek een hotspotmonitor uit met vertegenwoordigers uit het primair proces en het Nationaal Archief
• ontwikkelt en onderhoudt producten voor de organisatie van het archiefbeheer, waaronder de Beheersregeling Informatiemanagement BZ, de procedurele kaders in het recordsmanagement (Handboek Recordsmanagement) en het Vervangingsbesluit. Organiseert besluitvorming rond deze instrumenten door CIO of lijnmanagement en ziet waar nodig toe op de publicatie in de Staatscourant
• draagt bij aan ontwikkeling, beheer en implementatie van het kwaliteitssysteem informatiemanagement

 

Implementatie:

• draagt als projectleider verantwoordelijkheid voor de implementatie van maatregelen of producten op basis van uitgebracht advies of producten voor het archiefbeheer. Stelt hiervoor een plan van aanpak op en stuurt projectleden aan in de uitvoering hiervan. Stelt voortgangs- en eindrapportages op en doet op basis hiervan voorstellen van beslispunten aan de opdrachtgever, waarbij de adviseur de voor- en nadelen daarvan duidt
• participeert als projectlid in rijksbreed verband in projecten over de vernieuwing van voorzieningen en producten in het archiefbeheer. Levert inhoudelijke bijdragen aan de betreffende voorzieningen of producten en de rijksbrede of departementale implementatie daarvan

 

Achtergrond

De Adviseur Archiefbeheer adviseert de BZ-organisatie over de inrichting van het archiefbeheer. Dit omvat zowel de mogelijkheden om het archiefbeheer te moderniseren, het identificeren en verhelpen van knelpunten als het reduceren van belasting voor beleids- en stafmedewerkers of de eigen organisatie. De Adviseur Archiefbeheer is voor de CIO, directies, posten en ketenorganisaties het eerste aanspreekpunt voor advies over het (verbeteren van het) archiefbeheer en het oplossen van knelpunten.
 

Daarnaast verzorgt de adviseur het opstellen, implementeren en onderhouden van een aantal essentiële (en wettelijk verplichte) producten voor het digitale archiefbeheer van het ministerie. Voor deze vakinstrumenten ben jij de schakel tussen het ministerie en het Nationaal Archief. In het archiefbeheer ligt de focus op geautomatiseerde, digitale archivering vanuit diverse (proces)systemen en applicaties.
 

Plaats in de organisatie

Cluster Informatiemanagement (IM) van de Directie Informatievoorziening & Digitale Innovatie (IDI). Wordt hiërarchisch aangestuurd door het Plaatsvervangend clusterhoofd IM.

• Relevante wet- en regelgeving, specifieke beleidslijnen, procedures en processen rond het beheren van archieven.
• De Adviseur Archiefbeheer wordt beoordeeld op de kwaliteit van de inhoudelijke voorbereiding, advies(deel)producten en adviezen, de kwaliteit en ondersteuning van de besluitvorming en acceptatie van adviezen door opdrachtgevers.
• De uitvoering en implementatie van producten en processen wordt aan het eigen inzicht van de Adviseur Archiefbeheer overgelaten.

 

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.
 

Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en zet in op een inclusieve organisatie. We doen dit door de verschillen van mensen optimaal in te zetten en te benutten. We streven bij de samenstelling van teams en bij de aanname van nieuw talent naar diversiteit in leeftijd, geslacht, cultuur, achtergrond, geaardheid, kennis en competenties.
 

De Directie Informatievoorziening en Digitale Innovatie (IDI) ondersteunt samen met andere bedrijfsonderdelen het primaire proces van BZ. Binnen BZ is een groot aantal IV-taken gebundeld in de directie IDI. IDI regisseert o.a. de relatie tussen klanten/opdrachtgevers en leveranciers, met als doel de primaire processen van BZ optimaal te ondersteunen.
 

Eisen

• Afgeronde HBO- of WO-opleiding in informatiemanagement, archivistiek of vergelijkbaar

 

Wensen

Competenties

• Analyseren
• Overtuigingskracht
• Organisatiesensitiviteit
• Flexibiliteit
• Netwerken
• Plannen en organiseren

 

Aanvullende kennis en ervaring

• Basisadviesvaardigheden, waaronder intakegesprek, presenteren en mondelinge en schriftelijke rapportage
• Schriftelijke vaardigheden, met name het opstellen van advies- en voortgangsrapporten, plannen van aanpak en andere relevante documenten
• Kennis van relevante wet- en regelgeving, in de organisatie geldende procedures rond informatie- en recordsmanagement en de rijksbrede ontwikkelingen op dit terrein
• Kennis van het selectiebestel voor archieven van de overheid en vaardig in het opstellen en afstemmen van de selectie-instrumenten. Een drive in innovatie hiervan is een pré

 

Overige kwaliteits functie wensen

• Intern met andere dienstonderdelen en extern met ketenpartners over producten rond selectie van archieven van het ministerie om inhoudelijk af te stemmen en besluitvorming voor te bereiden.
• Intern met andere dienstonderdelen en extern met ketenpartners en andere departementen om inhoudelijk af te stemmen over de ontwikkeling, implementatie en toepassing van recordsmanagement-producten en belangentegenstellingen te overbruggen tussen BZ en ketenpartners.
• Met medewerkers van de BZ-organisatie om informatie uit te wisselen over werkprocessen en de onderlinge samenhang tussen de werkprocessen te borgen
• Met derden om archiefbescheiden ter inzage beschikbaar te stellen ten behoeve van onderzoek of de afhandeling van WOO-verzoeken.

 

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te zijn

Cv (5 a4 en in het Nederlands) Word-formaat waarin de eisen en waar mogelijk de wensen aantoonbaar in jouw werkervaring terug te lezen zijn, zodat je kunt laten zien dat je aan het gevraagde voldoet.

Begeleidende (persoonlijke) motivatie (ik-vorm) op deze aanvraag gericht.

Beschikbaarheid (wanneer, hoeveel uur per week en eventuele vakantieplannen).

Uurtarief (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).
 

N.B.

Aanbiedingen op basis van exclusiviteit en beschikbaarheid voor een eventueel (online) intakegesprek (in overleg).

Na ontvangst van de aanbieding ontvangt u z.s.m. een reactie, via de mail, telefoon.

De aanbesteding van deze Mantel is (mede) gegund aan de combinatie DiVetro, Bartosz en LINKIT. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar de klant toe één aanbieder zijn. DiVetro heeft het exclusieve recht om aanvragen te vervullen op het gebied van analyse, sourcing, agile/scrum, regievoering, waaronder management, security en architectuur. Voor deze aanvragen zijn wij altijd op zoek naar specialisten op dit vakgebied.

Vragen over deze aanvraag en/of onze dienstverlening? Neem dan gerust contact met mij op. Direct aanbieden op deze aanvraag? Dat mag ook. Dan neem ik na ontvangst graag contact op.

Voor andere aanvragen zie: https://divetro.catsone.nl/careers/5320-General.

Met vriendelijke groeten,

Tomas Senne
T: +31(0) 88 000 5400
M: +31(0) 6 53259257 
E: tomas.senne@divetro.nl 
Website: www.divetro.nl
Voor opdrachten bij interessante klanten: Klik hier!
Voor praktijkgericht leren; trainingen & workshops: Klik hier!