Als voorkeursleverancier/mantelpartij voor Reclassering Nederland zijn we op zoek naar een Archief & DMS Consultant / DIV-consultant.

Startdatum: maandag 2 februari 2026
Einddatum: vrijdag 27 februari 2026 (1 maand)
Aantal uur: 32
Locatie: Utrecht / hybride
ZZP?: geen optie
Uiterlijke indieningsdatum van uw profiel en motivatie: maandag 5 januari 2026
 

Opdracht omschrijving
Opdrachtbeschrijving - werkzaamheden of prestatiedoelstelling
Het onderzoek zal uit twee fasen bestaan:
(A) Het komen tot een goed archiefbeleid dat als input kan dienen voor een te selecteren DMS en
(B) op basis van eisen en wensen te komen tot een verkennend markonderzoek en vervolgens een selectie van DMS dat vervolgens binnen RN geïmplementeerd gaat worden.

Opdracht tot Onderzoek: Dit onderzoek betreft vooralsnog fase A. Na afronding van het onderzoek verwachten we concreet:

• een overzicht van vigerende archiefwetgeving van toepassing zijn op RN (op documentsoort X is bewaartermijn Y van toepassing);;
• een passend beleidsdocument "archiefbeleid RN";
• een voorstel voor de organisatorische inrichting;
• een migratievoorst el om te komen van de huidige situatie naar een geïmplementeerd archiefbeleid inclusief borging;
• een geschetste aanpak van het vervolg traject (fase B) om te komen tot een implementatie van een DMS binnen RN inclusief een inschatting in doorlooptijd en kosten;
• een document "eisen en wensen DMS" voorvloeiend uit het onderzoek;

 
Achtergrond
RN kampt met een gebrek aan georganiseerd documentbeheer. Dit betekent dat digitale documenten verspreid en moeilijk te vinden zijn en niet efficiënt beheerd worden. Een Document Management Systeem (DMS) kan hierbij helpen door een gestructureerde aanpak te bieden voor het vastleggen, beheren en opslaan van digitale documenten.

Hierdoor kunnen documenten centraal op 1 plek opgeslagen worden. Dit maakt het gemakkelijk om documenten te vinden en te delen, zelfs als ze door verschillende teams worden gebruikt. De zoekfunctionaliteit wordt aanzienlijk verbeterd en versiebeheer wordt goed ondersteund. Het wordt mogelijk documenten van een verloopdatum te voorzien, al dan niet geautomatiseerd gebaseerd op documenttype, waarna ze automatisch verwijderd worden.

Een DMS biedt toegangscontroles en gebruikersrechten. Hierdoor kunnen alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot specifieke documenten. Gevoelige informatie, geclassificeerd als vertrouwelijk en/of niet-openbaar blijft veilig.

Door gestructureerd documentbeheer kunnen medewerkers hun tijd efficiënter besteden. Ze hoeven niet te zoeken naar verloren documenten en kunnen zich richten op hun kerntaken en een DMS vergemakkelijkt samenwerking doordat teams documenten kunnen delen, bewerken en feedback kunnen geven.
Bij het beschouwen van de verschillende oplossingen in het kader van een DMS, zal er tevens gekeken moet worden naar wat ons document-/archiefbeleid is, als input voor het selecteren van een oplossing.
 
Organisatorische context en cultuur
Reclassering Nederland is een onafhankelijke organisatie die werkt aan een veiliger samenleving. Samen met justitie, politie, gemeenten en het gevangeniswezen zetten we alles op alles om te voorkomen dat mensen opnieuw de fout in gaan. Dat doen we door aan de slag te gaan met ver-dachten en veroordeelden en hen aan te sporen hun gedrag te veranderen. Dat gebeurt vanaf hun arrestatie tot het moment dat zij weer op vrije voeten zijn. Medewerkers van Reclassering Nederland werken volgens uitgekiende methodes en op basis van wetenschappelijke ontwikkelingen. Het reclasseringswerk is het middelpunt van onze taak: bijdragen aan een veiliger samenleving.

Reclassering Nederland heeft vestigingen in vijf regio's, het landelijk kantoor is gevestigd in Utrecht. Zo'n 2000 medewerkers zetten zich dagelijks in voor een veiligere samenleving.
Missie Reclassering Nederland draagt bij aan de veiligheid van de samenleving door het voorkomen van criminaliteit en het terugdringen van recidive. Dat doen we door risico's zoveel mogelijk te beheersen en de dader of verdachte te stimuleren zijn of haar gedrag te veranderen.
Visie Daders zijn verantwoordelijk voor het delict en hun eigen gedrag. Justitiële autoriteiten beslissen over de consequenties. Voor daders die door een handicap of hun psychische gesteldheid niet in staat zijn hun verantwoordelijkheid te nemen, vindt doorgaans toeleiding naar zorg plaats.

Gunstig beïnvloeden van het gedrag van daders is vaak mogelijk. Reclassering Nederland ondersteunt mensen daarbij. Het aanwakkeren van motivatie, maken van verantwoorde keuzes en zelfreflectie maken deel uit van de aanpak. Daarbij houden we rekening met de risico's voor de samenleving en controleren we waar nodig.

ICT Landschap De afdeling I&F is onder meer verantwoordelijk voor de ICT-infrastructuur binnen de organisatie. De afdeling ondersteunt collega's met betrouwbare oplossingen op basis van de generieke infrastructuur die constant wordt verbeterd. De afdeling beheert ruim 3.200 accounts van de drie Reclasseringsorganisaties (3RO) bestaande uit Reclassering Nederland, Leger des Heils en Verslavingsreclassering GGZ. De afdeling I&F beheert de volledige ICT-infrastructuur van Reclassering Nederland en van de andere twee reclasseringsorganisaties de Citrix-omgeving.

De afdeling I&F bestaat uit 50 fte en bestaat naast het management, de Servicedesk en Bureau IRIS, uit vijf beheerteams: Citrix/Windows, Netwerken, Technisch applicatiebeheer, Unix/DBA en Functioneel Beheer Bedrijfsvoering.
 

Eisen

• archiefbeleid schrijven
• kennis archiefwet irt politie/reclassering
• Kennis van Recordmanagement, informatiebeleid en recordbeheer
• aantoonbare ervaring met het opstellen van archiefbeleid binnen een semi-overheidorganisatie (2 jaar)

 

Wensen

Competenties

• luisteren, analyseren, samenvatten, beschrijven
• begrijpelijk schrijven van een (archief)beleidsdocument

 

Aanvullende kennis en ervaring

• ruime kennis van documentaire informatievoorziening
• ruime kennis van de archiefwet
• ruime kennis van bewaartermijnen
• ervaring met het opstellen van archiefbeleid
• ervaring met het definiëren van eisen en wensen t.b.v. een aanbesteding Document Management Systeem

 

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te zijn

Cv (5 a4 en in het Nederlands)) Word-formaat waarin de eisen en waar mogelijk de wensen aantoonbaar in jouw werkervaring terug te lezen zijn, zodat je kunt laten zien dat je aan het gevraagde voldoet.

Begeleidende (persoonlijke) motivatie (ik- vorm) op deze aanvraag gericht.

Beschikbaarheid (wanneer, hoeveel uur per week en eventuele vakantieplannen).

Uurtarief (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).
 

N.B.

Aanbiedingen op basis van exclusiviteit en beschikbaarheid voor een eventueel (online) intakegesprek (in overleg).

Na ontvangst van de aanbieding ontvangt u z.s.m. een reactie, via de mail, telefoon.

De aanbesteding van deze Mantel is (mede) gegund aan de combinatie DiVetro, Bartosz en LINKIT. Er is hier geen sprake van doorleen en tariefstapeling, omdat we naar de klant toe één aanbieder zijn. DiVetro heeft het exclusieve recht om aanvragen te vervullen op het gebied van analyse, sourcing, agile/scrum, regievoering, waaronder management, security en architectuur. Voor deze aanvragen zijn wij altijd op zoek naar specialisten op dit vakgebied.

Vragen over deze aanvraag en/of onze dienstverlening? Neem dan gerust contact met mij op. Direct aanbieden op deze aanvraag? Dat mag ook. Dan neem ik na ontvangst graag contact op.

Voor andere aanvragen zie: https://divetro.catsone.nl/careers/5320-General.

Met vriendelijke groeten,

Tomas Senne
T: +31(0) 88 000 5400
M: +31(0) 6 53259257 
E: tomas.senne@divetro.nl 
Website: www.divetro.nl
Voor opdrachten bij interessante klanten: Klik hier!
Voor praktijkgericht leren; trainingen & workshops: Klik hier!