Als voorkeursleverancier van het Openbaar Ministerie zijn wij op zoek naar een Adviseur Informatiebeheer/ Archivaris.

Startdatum: 15-07-2025
Initiële inhuurtermijn of einddatum: 31-12-2025
Aantal uur per week: 36 uur
Locatie: Utrecht/hybride
ZZP: niet toegestaan
Deadline indienen van cv en motivatie: woensdag 2 juli 09:00 uur.

Opdrachtomschrijving
In deze rol speel je een cruciale rol in het uitwerken van afspraken, kaders en regelgeving met betrekking tot (digitale) dossiervorming en archief. Als adviseur begeleidt je de OM-onderdelen in zowel fysieke als digitale archivering, waarbij je het proces nauwlettend volgt, inclusief vastlegging, bewaar- en vernietigingstermijnen. Je bent niet alleen een expert in archiveren, maar ook loop je voorop in de ontwikkelingen op het gebied van informatiehuishouding. Een belangrijk taak is dat je die signaleert en analyseert. Als onderdeel van je verantwoordelijkheden stel je werkinstructies en procesbeschrijvingen   
op met betrekking tot de toepassing van informatiehuishouding.

Een gedegen inzicht in de organisatie van informatiehuishouding stelt jou in staat aanbevelingen te doen voor aanpassingen en verbeteringen, zowel op het gebied van proces als kwaliteit. Jij waarborgt de voortgang en kwaliteit van het archiefbeheer bij de verschillende onderdelen door monitoring en evaluatie. Daarnaast ben je proactief in het delen van kennis en kunde binnen de OM-onderdelen, waarbij jouw enthousiasme en gedrevenheid als inspiratie dienen voor verdere professionalisering van onze afdeling.

Verantwoordelijkheden Adviseur Informatiebeheer/ Archivaris

• Beheren, organiseren en toegankelijk maken van archieven (zowel fysiek als digitaal)
• Ontwikkelen en implementeren van beleid en procedures voor archiefbeheer
• Digitaliseren van archiefstukken en beheren van digitale archieven
• Toezien op naleving van relevante wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet)
• Bijhouden van trends en ontwikkelingen op het gebied van archiefbeheer en digitalisering
• Ontwikkelen, implementeren en optimaliseren van beleid en richtlijnen voor informatiebeheer, inclusief digitale transformatie.
• Adviseren van management en andere stakeholders over risicobeheersing, compliance en strategische keuzes op het gebied van informatiebeheer
• Uitvoeren van audits
• Toezicht houden op en coördineren van scan- en archiefprocessen, inclusief de vervanging van papieren door digitale documenten
• Samenwerken met proceseigenaren, projectleiders, archivarissen en toezichthouders binnen en buiten de organisatie
• Begeleiden van medewerkers op het gebied van documentaire informatievoorziening (DIV).
• Signaleren en vertalen van nieuwe wet- en regelgeving en technologische ontwikkelingen naar de praktijk.
• Bevorderen van zaakgericht werken en kennisdeling binnen de organisatie.

Achtergrond opdracht
Expertisecentrum Informatiebeheer
Het Expertisecentrum begeleidt, ondersteunt en adviseert de OM-onderdelen bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van informatiehuishouding. Daarnaast houdt het expertisecentrum zich bezig met het 'vertalen' van strategische kaders en beleid naar praktisch toepasbare instrumenten op het gebied van (digitale) dossiervorming en archivering. Het Expertisecentrum Informatiebeheer is een team binnen het CIO Office. Het CIO-office is een afdeling binnen het OM-onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM). Het CIO Office is onder meer verantwoordelijk voor kaderstelling en beleid op het gebied van informatiehuishouding, informatievoorziening en ICT

IVOM
Het OM moet in staat zijn om zich doorlopend aan te passen aan de steeds sneller veranderende wereld om haar maatschappelijke rol goed te kunnen blijven vervullen. Het onderdeel Informatievoorziening Openbaar Ministerie (IVOM) ondersteunt de OM-collega’s daarbij op het gebied van ICT en informatievoorziening met zo’n 200 IVOM-medewerkers. IVOM is begin 2022 opgericht als zelfstandig OM-onderdeel en versterkt, vernieuwt en professionaliseert de dienstverlening op het gebied van informatievoorziening (IV) binnen het OM en met ketenpartners zoals de Rechtspraak en de Politie. Dit doet zij aan de hand van drie strategische pijlers: continuïteit, professionalisering en vernieuwing.

Continuïteit heeft tot doel om het bestaande ICT-landschap te stabiliseren en optimaliseren. Dit wordt voornamelijk opgepakt door de renovatie en actualisatie van ICT-componenten. De professionalisering is gestart met het samenvoegen van alle ICT en IV-activiteiten in het nieuwe OM-onderdeel IVOM, nu zijn alle pijlen gericht op een verdere doorontwikkeling en professionalisering van IVOM. De vernieuwing bestaat uit verdergaande digitalisering en informatievoorziening. Het nieuwe systeem, gebaseerd op uniforme processen én het nieuwe Wetboek voor Strafvordering, wordt de komende jaren gerealiseerd binnen het programma Emma.

De opdracht van dit programma is tweeledig: de modernisering van het werk bevorderen en het inrichten van een nieuw zaaksysteem voor alle strafzaken. Stap voor stap bouwt IVOM zo verder aan een toekomstbestendige, betrouwbare en veilige ICT en informatievoorziening. Binnen IVOM zorgen de kernwaarden samenwerken, verbinden en eigenaarschap voor een uitdagende en professionele omgeving waar IVOM-collega’s met plezier werken.

Eisen

• De kandidaat heeft een afgeronde HBO-WO opleiding (informatiebeheer, archiefbeheer, bibliotheekwetenschappen of vergelijkbaar)
• De kandidaat heeft minimaal 2 jaar relevante werkervaring binnen informatiemanagement, bij voorkeur gericht op archiveren, zowel digitaal als analoog
• De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare kennis en ervaring met wet- en regelgeving omtrent archiveren (archiefwet)
• De standplaats van deze opdracht is Utrecht. Afhankelijk van de werkzaamheden kan inzet op andere parketlocaties gevraagd worden.

Wensen

• De kandidaat heeft ‘X’ aantal jaren ervaring met projectmatig werken en proactieve implementatie van processen rondom informatiehuishouding
• De kandidaat heeft een certificering (zoals SOD-II) wat een pre is voor de adviseursrol
• De kandidaat heeft ‘X’ aantal jaren kennis en ervaring in archiveringsvraagstukken, bij voorkeur binnen de Rijksoverheid en met de WJSG.

De aanbieding bestaat uit

1. Cv in Word-formaat van max. 5 pagina’s. Hierin zijn de eisen en wensen aantoonbaar in jouw werkervaring terug te lezen. Hiermee laat je zien dat je aan het gevraagde voldoet.
2. Motivatie in ik-vorm gericht op deze aanvraag.
3. Beschikbaarheid: per wanneer, uren per week en eventuele vakantieplannen.
4. Uurtarief excl. BTW incl. reis- en verblijfkosten.

Goed om te weten wat aanbieden op deze aanvraag betekent

• Aanbieden betekent dat je je beschikbaar houdt voor een eventuele (online) intake.
• Deze aanvraag maakt onderdeel uit van een mantelovereenkomst. De aanbesteding van deze mantelovereenkomst is gegund aan het consortium DiVetro/LINKIT/Bartosz. Binnen ons consortium is geen sprake van doorleen en/of tariefstapeling, omdat wij naar de klant toe één aanbieder zijn. DiVetro heeft het exclusieve recht om aanvragen te vervullen op het gebied van informatieanalyse, sourcing, regievoering, management en security. Voor deze aanvragen zijn wij altijd op zoek naar specialisten op dit vakgebied.

Vragen over deze aanvraag en/of onze dienstverlening? Neem dan gerust contact met mij op. Direct aanbieden op deze aanvraag? Dat mag ook. Dan neem ik na ontvangst graag contact op.


 

Met vriendelijke groet,
Jay-Cee Tjin Liep Shie
Resource consultant
T : +31(0) 88 000 5400
M: +31(0) 6 571 893 45
E: Jay-Cee.tjin@divetro.nl  
W: www.divetro.nl
Voor opdrachten bij interessante klanten: Klik hier!
Voor praktijkgericht leren; trainingen & workshops: Klik hier!